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行政文员的岗位职责和必备能力

行政文员是指在行政上帮助处理事务的人,要求独立操作计算机,掌握常用英语口语,有较好的英语阅读和写作能力。下面对行政文员的岗位职责和必备能力进行介绍。

行政文员的岗位职责

1.负责公司各类会议的通知、会务服务,负责除总经理室会议之外的各类会议纪要。

2.负责公司各类文件打印及发放。

3.负责公司信件的整理和保管。

4.负责法定代表证书、委托书、介绍信的管理。

5.负责公司每周工作简报、月工作计划的收集、打印、发放及督办工作。

6.负责员工名片统计、发放工作。

7.负责总经办的文化建设工作。

8.完成领导临时交办的工作。

行政文员应具备的能力

(1)良好的表达能力和沟通能力

表达能力好坏是判断于能否说明自己的观点,并尽可能的让对方接受。而沟通能力高与低是判断于能否理解别人的话语,且通过交流与对方达成一定的共识。表达和沟通是不同的两个方面,行政人员必须要具备的两方面能力。

(2)凡事记录的好习惯

行政工作来讲,一般都会很繁琐,负责的大小事务都很多。俗话说得好,好记性不如烂笔头。在工作中,如果能够做到凡事记录的好习惯,那么在工作中就会减少因遗忘、忘记而造成事情的拖延、甚至“未完成”。

(3)良好的礼仪和修养

现代企业开始讲究办公礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等等,而这些礼仪都与行政人员有联系。在工作中,礼仪的表现如何,可能会影响到你的职业前程;同样,也间接地反映出一个人的修养。而修养,其实是个人魅力的一部分。

(4)创新能力

将创新能力列入行政人员应具备的基本素质中,关键一点考虑:企业是在变化中发展、在发展中变化的。作为企业的一名行政人员,在工作中会涉及到企业政策、制度的修订和执行。如果要做好“修编”、“执行”上的工作,创新思考是必不可少的。